Всем арендодателям конечно же хочется, чтоб их мероприятия проходили качественно . На качество проведения мероприятия влияют множество факторов , акустика , парковка , интерьер . Все эти факторы помогут в этой компании большой конференц зал .
При организации мероприятия вы сталкиваетесь со многими решениями. Выбор места проведения-это единственное решение, которое окажет наибольшее влияние на ваше мероприятие. Дата проведения мероприятия, варианты питания и приятные впечатления участников … все это частично зависит от того, какое место вы выберете.
Это звучит немного пугающе? Тебе не обязательно так себя чувствовать. Вот некоторые рекомендации о том, когда принимать решение, что рассматривать, и как сделать лучше.
Когда начинать искать место проведения
Чем раньше, тем лучше. После того, как вы хорошо понимаете следующие 3 вещи, вы можете начать поиск места проведения: бюджет, предполагаемый размер мероприятия и требования к пространству.
Забронируйте место проведения по крайней мере за 4-6 месяцев, чтобы у вас было достаточно времени для планирования других важных вещей, таких как кейтеринг, брошюры о мероприятиях и веб-сайты.
Для планирования вы используете какие-либо инструменты экономии времени? Проверьте избранное организаторов мероприятия: 8 программное обеспечение для управления и планирования мероприятий, которое сэкономит вам время (780 895 просмотров)
Что нужно учитывать при поиске места проведения
1. Расположение
Вы, наверное, уже подумали об этом. Для местного мероприятия вы можете искать место проведения в пределах разумной дистанции от большинства домов участников или мест работы. Если многие участники будут путешествовать из — за пределов города, место рядом с аэропортом или их отели будут полезны. В любом случае, не забудьте рассмотреть варианты движения, транспортировки и парковки. Кроме того, » получите официальный контракт с поставщиком места на всякий случай, потому что вам нужно изменить место проведения мероприятия, вероятно, последнее, что вы хотите увидеть.»говорит основатель компании SoftwareHow, который организует отраслевую конференцию с участием 300 человек.
Если вы хотите уменьшить вероятность опоздания ваших посетителей, предоставьте им мобильное приложение для проведения мероприятий, которое по сути является стандартным в эти дни. Благодаря GPS-картам, направлениям движения и информации о парковке / трансфере на кончиках пальцев ваши участники почувствуют облегчение. Если место проведения находится в пределах большого кампуса или института, карты с булавками особенно помогают много. Для проведения мероприятий с выставками, плакатами или параллельными сессиями, интерактивные карты помещений помогут посетителям удобно перемещаться.
2. Парковка
Есть ли у отеля парковка или услуга парковщика? Место проведения с парковкой-это то, о чем мечтают. Если это не так, есть ли поблизости парковки, которые участники могут получить доступ и использовать? Если нет доступной парковки, вам не совсем не повезло, так как у вас есть несколько альтернатив:
Вы можете зарезервировать близлежащие парковки для своих посетителей и либо включить стоимость в стоимость билетов, либо заставить участников платить, когда они паркуются.
Обратите внимание на скидки Uber и Lyft, предлагаемые для проведения мероприятий. Вы можете договориться с ними, чтобы настроить это и распространить промо-код для ваших посетителей.
Предоставьте возможность участникам разделить поездку или такси друг с другом. Это также был бы хороший шанс для них, чтобы взаимодействовать друг с другом. Приложение для конференций, такое как Whova, предоставляет доску сообщества и функцию группового чата, чтобы помочь в этом. Получить дополнительную информацию можно здесь .
Вы можете предложить услугу парковки автомобилей служащим отеля для этого мероприятия, даже если место проведения этого мероприятия не делает. предоставление услуги парковщика может быть важным, если мероприятие является высококлассным событием, таким как Гала.
Связанные советы: руководство для начинающих по событийной коммуникации : стратегия, план и инструменты
3. Емкость и минимумы
А какая у нас мощность? Вы должны будете знать вместимость номеров объектов по нескольким причинам. Во-первых, 500 человек (если это ваш предполагаемый размер мероприятия) не могут комфортно поместиться в комнате с вместимостью 250 человек. И во-вторых, есть пожарные и правила безопасности, которые место проведения должно соблюдать.
Каковы минимумы F&B? Если ваше заведение предлагает еду и / или напитки и устанавливает минимальную сумму расходов на еду и напитки (известную как минимум F&B), убедитесь, что прошлые записи F&B из предыдущих событий соответствуют этому минимуму. Если вы оцениваете гораздо больше расходов F&B, чем то, что требует место, это означает, что вы будете хорошим клиентом для них. Обсудите, могут ли они предоставить бесплатный сервис (например, обновить Wi-Fi или поддержку A/V) в ответ, если ваши расходы достигнут определенного уровня.
Как сделать корректировку на основе обратной связи участника? Важно иметь возможность сделать обоснованную корректировку для размера комнаты или F&B прямо перед или во время вашего мероприятия. Вы можете легко подсчитать или собрать мгновенную обратную связь через живой опрос на приложение события, которые экономят ваше время и деньги. Вот 85 вопросов опроса событий и живых примеров опроса в готовых к использованию шаблонах.
4. Услуги и удобства
Есть ли в отеле кухня и может ли он обеспечить питание для вашего мероприятия? Если это так, часто место проведения будет отказываться от платы за объект и взимать только первоначальный взнос вместе со стоимостью еды для каждого участника. Эти заведения без кухонного оборудования могут иметь партнерские отношения с поставщиком продуктов питания, которые вы обязаны использовать. Возможно, вы захотите проверить их питание заранее. Если это не достаточно хорошо, это может создать негативное влияние на опыт ваших участников. Таким образом, либо пойти с местом, которое служит отличной едой, либо позволяет вам привлечь внешних поставщиков продуктов питания.
Есть ли там столы, стулья и постельное белье, которое вы можете использовать? Если место проведения имеет эти элементы, вы можете сэкономить много денег и усилий, используя то, что у них есть, предполагая, что это соответствует вашей теме и атмосфере.
Есть ли у него установка/очистка экипажа? Если вы нашли место, которое обеспечивает настройку и очистку экипажа, радуйтесь! Но это не всегда так. Если эти службы недоступны, вам потребуется создать свою команду по проведению мероприятий или найти добровольцев .
Есть ли у него возможности AV? В некоторых залах есть встроенное аудио-визуальное оборудование для вас, а другие потребуют, чтобы вы принесли его сами.
Связанные советы: не технический гик? Создание и управление программой мероприятий на веб-и мобильных устройствах без каких-либо технических навыков
5. Расположение
Несмотря на то, что вы найдете свое место проведения на ранней стадии процесса планирования мероприятий, вы все равно захотите иметь приблизительное представление о том, какие виды деятельности вы будете включать, удобства, которые вам потребуются, а также потребности вашей команды и участников.
При сужении вашего выбора, получите иллюстрированный план этажа каждого места, и пройдите через ваши фавориты по крайней мере один раз, обращая внимание на важные вещи, такие как где находятся розетки и где находится или может быть расположено AV-оборудование.
Планировка и поэтажный план значительно повлияют на несколько различных аспектов вашего мероприятия:
Поток трафика подумайте о потоке трафика через ваше мероприятие. Вид потока, который вы хотите, будет отличаться для каждого события. В каких районах будет высокий трафик на мероприятии? Регистрация? Двери зрительного зала? Имейте это в виду при выборе места проведения мероприятия, понимая, что то, как вы устанавливаете столы и декор будет значительно влиять и на это.
Мероприятия на мероприятии если вы хотите иметь основных докладчиков на вашем мероприятии, вам понадобится либо сцена, либо место для размещения арендованной сцены. Вам понадобится демо-зона? А там будет бар?
Связанные советы: Как создать значки имен участников в течение 5 минут
6. Атмосфера
Обратите особое внимание на существующий декор внутри помещения. В каком стиле находится архитектура и что передает интерьер здания? Если вы проводите гала-концерт, вам, вероятно, понадобится другое место для размещения, чем для выставки. Чем меньше атмосфера соответствует желаемому ощущению вашего мероприятия(высококлассный, высокотехнологичный и т.д.) тем больше украшения вам нужно будет сделать, чтобы компенсировать это.
7. Страхование
“Есть несколько объектов, которые требуют определенной суммы ответственности, а также они названы в качестве дополнительного застрахованного для события”, — говорит Холквист. «Как правило, вы можете попросить вашего агента по страхованию общей ответственности за это подтверждение для вашего события. Это также отличная идея, чтобы начать на ранней стадии планирования, чтобы иметь это добавлено, а также иметь все необходимые формулировки, адрес и т.д., прежде чем связаться с вашим агентом.”
8. Специальные возможности
Доступность означает возможность того, что каждый человек, особенно с особыми потребностями, может получить доступ к зданию и его удобствам. Прежде чем вы сможете ответить на этот вопрос, вам нужно будет понять, кто ваши участники и каковы их потребности.
Вы, вероятно, знаете, будут ли дети на вашем месте, но вы можете не знать, будут ли там люди с другими особыми потребностями. В этом случае обзор последних событий, размещенных в вашей организации, может дать вам представление об этом.
9. Акустика
Вы когда-нибудь посещали мероприятие в месте, которое было настолько громким, что было трудно услышать других, заставляя вас напрягать слух и терять голос, все за одну ночь? Это вызвано плохой акустикой. Акустика — это просто причудливое слово для того, как звук проходит через место проведения. Низкий потолок сделает это место уютным, но он сделает его более громким, если он будет упакован. В качестве альтернативы, большое место складского стиля приведет к эхо, или то, что архитекторы называют “реверберацией”.
10. Стоимость и гибкость на дату события
Гибкость в отношении даты проведения мероприятия может быть отличным способом для переговоров с площадками. Они могут иметь открытые даты в своем календаре, которые они хотят заполнить. Предоставляя 2-3 варианта даты, вы, скорее всего, получите скидку.
Хотя акустика-это не весь конец вашего мероприятия, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы улучшить их, например, хорошо использовать внутренние дворики за пределами места проведения или, как утверждает Армстронг потолки в своей статье, написанной для веб-сайта Американского института архитекторов, вы можете использовать акустические облака или навесы.
Связанные советы: 8 шагов, чтобы создать отличный маркетинговый план для вашего мероприятия (490 674 просмотров)
Как осуществить поиск объекта
Поиск подходящего места для вашего мероприятия может занять довольно много времени. К счастью, есть несколько ярлыков, которые помогут вам сэкономить время:
Свяжитесь с местным бюро конференций и посетителей, чтобы узнать о местах, которые наилучшим образом удовлетворяют вашим требованиям.
На веб-сайтах со списком событий, таких как 10 раз, насыщенный и т. д., находите подобные локальные события вашим и смотрите, где они проводят мероприятия.
Используйте онлайн-инструменты , такие как Peerspace , уникальные площадки, EventUp. Они помогут вам проанализировать через множество объектов, чтобы найти тот, который подходит именно вам.
Как вы можете видеть, есть много, чтобы рассмотреть при выборе места проведения вашего мероприятия. Однако, если вы учтете вышеизложенное при проведении вашего исследования, вы найдете идеальное место для вашего мероприятия.
После того, как дата и место проведения мероприятия установлены в камне, теперь пришло время создавать веб-сайты событий и повестки дня, продвигать свое мероприятие, продавать билеты и начинать привлекать посетителей.
